Personel çalıştırırken bordro hazırlamadan iş hayatına devam etmek mümkün olmaz. İşverenin mali ve hukuki sorumluluğunu belgelendiren resmi doküman olan ücret bordrosunu sadece bir dökümanmış gibi düşünmemek gerekir. Hem SGK hem de Gelir İdaresi Başkanlığı nezdinde geçerli olan bu evrak, hiç düzenlememek bir yana; doğru ve zamanında hazırlanmadığınızda ağır cezalarla sonuçlanabilir. Bu nedenle, her işverenin veya bordrodan sorumlu kişinin, ücret bordrosu hazırlama sürecine tam anlamıyla hâkim olması gerekir.
Özel sektör bordro düzenleme işlemleri rutin ve detaylı takip edilen süreçlerdir. Güncel yasal mevzuatlara uygun hazırlanması en önemli kısımdır. Gerçi bordro programları sayesinde çok daha kolay hale gelmiştir. Bu işverene özel bordro hazırlama rehberinde, bordro muhasebesiyle ilgili önemli noktalar ile maaş bordrosu oluşturmanız kolaylaşabilir.
İçindekiler
Maaş Bordrosu Nedir? Bordro Hazırlamanın Yasal Zorunluluğu
Maaş bordrosu, çalışanın bir ay boyunca hak ettiği brüt maaş üzerinden yapılan tüm yasal kesintiler (SGK, gelir vergisi, damga vergisi vb.) sonrası eline geçen net ücretin gösterildiği yasal belgedir. Hem işveren hem de çalışan açısından ücretin şeffaf ve belgelenmiş olmasını sağlar. 4857 sayılı İş Kanunu’nun 37. maddesine göre, işveren maaş bordrosu düzenlemek ve çalışanına vermekle yükümlüdür. Aynı zamanda Vergi Usul Kanunu ve Sosyal Güvenlik Mevzuatı da bordro tutulmasını zorunlu kılar. Öte yandan bordroların 10 yıl saklama mecburiyeti de vardır.
Bordro Hazırlarken Dikkat Edilmesi Gereken Yasal Hususlar
Aynı zamanda neredeyse her yılki düzenlemeler nedeniyle hesaplamalar değişebilir. Dolayısıyla bordro hazırlayan kişi, her ay SGK ve vergi mevzuatında yapılan değişiklikleri takip etmelidir. İşverenlerin, bordro düzenlemelerinde özellikle aşağıdaki adımlarda hata yapma olasılığı yüksek olduğu için dikkatli olunmalıdır:
- Eksik/yanlış puantaj verisiyle işlem yapılması
- Gelir vergisi diliminin yıl içerisinde güncellenmemesi
- AGİ’nin (Asgari Geçim İndirimi) yanlış uygulanması (2022 itibariyle kaldırıldı)
- Prim/ikramiye hesaplarının SGK’ya eksik bildirilmesi
- Damga vergisinin atlanması
Ücret Bordrosu Ne İfade Ediyor?
Bir bordronun yalnızca sayısal değil, aynı zamanda kurumsal belge olduğunu unutmamak gerekir. İyi hazırlanmış bir bordro işletmenizi denetimlerde güvence altına alırken çalışanınız ile yaşanabilecek hukuki ihtilaflarda lehinize delil oluşturur. Bunun yanında kurumsal güven inşa eder. Özellikle yazılı bordro isteyen personelinize evrak sunarken çıktının alt bölümünde “Okudum, aldım” ibaresiyle çalışanın imzası veya dijital onayı bulunmalıdır. Bu, işveren açısından hem etik hem de hukuki koruma sağlar.
Maaş Bordrolarını Kim Hazırlar?
Maaş bordrosu hazırlama sorumluluğu işverenin yasal yükümlülüğüdür. Ancak bu işlem genellikle muhasebe birimi veya insan kaynakları departmanı tarafından yürütülür. Küçük işletmelerde serbest muhasebeci mali müşavir (SMMM) bordro işlemlerini dışarıdan yürütebilirken, büyük ölçekli şirketlerde bu süreç genellikle iç kaynaklarla otomasyon sistemleri üzerinden gerçekleştirilir. 4857 sayılı İş Kanunu’nda, işverenin bordro hazırlayıp çalışanına sunmakla yükümlü olduğu açıkça belirtilmiştir.
Maaş Bordrosu Ne Zaman Hazırlanır?
Bordronun hazırlanması, maaş ödeme günü ile doğrudan bağlantılıdır. Örneğin, maaşlar her ayın 5’inde ödeniyorsa, bordro en geç 4’ünde hazır olmalı ve imzaya sunulmalıdır. SGK bildirimi, vergi beyanı ve resmi defter kayıtları da bu sürece bağlı olduğundan, gecikmeler hem yasal risk hem de operasyonel aksaklık yaratır. Özetle; maaş bordrosu, her ay sonunda veya maaş ödemesinden hemen önce hazırlanmalıdır.
Uygulamada ise bordrolar genellikle aylık ücret dönemine ait verilerin netleşmesinden sonra, yani ayın son birkaç günü içinde düzenlenir. Bu süreçte puantaj kayıtları, fazla mesailer, devamsızlıklar ve izin günleri dikkate alınır. 4857 sayılı İş Kanunu’na göre maaşlar en geç ayda bir ödenmelidir. Bu nedenle maaş bordrosu da, ilgili ödeme dönemi içinde hazırlanmış ve çalışana sunulmuş olmalıdır. Ayrıca, bordronun çalışan tarafından imzalanması veya dijital olarak onaylanması, işverenin sorumluluğundadır.
Bordro Muhasebesi ve Bordro Parametreleri
Bordro muhasebesine göre, çalışanlara ödenen maaşlar, SGK primleri, vergiler ve diğer bordro kalemleri işletme kayıtlarına doğru şekilde işlenmelidir. Bu süreçte, brüt ücret, işveren katkı payları, vergi yükümlülükleri ve net maaş ayrı ayrı muhasebe hesaplarına kaydedilir. Tipik olarak kullanılan muhasebe hesapları şunlardır:
- 770 – Genel Yönetim Giderleri
- 335 – Personele Borçlar
- 360 – Ödenecek Vergi ve Fonlar
- 361 – Ödenecek Sosyal Güvenlik Kesintileri
Bordro parametreleri ise dijital bordro sistemlerinde veya bordro yazılımlarında geçer. “Parametreler”, bordro hesaplamasını doğrudan etkileyen tüm değişkenleri ifade eder. Bu parametreler hem yasal hem de işletmeye özgü olabilir. Yanlış tanımlanan bir parametre, bordro hatalarına ve yasal risklere neden olabilir. Ücret bordrosunda bulunması gerekenler genellikle şunlardır:
- Brüt maaş tutarı
- İşsizlik sigortası oranları
- Resmi tatil katsayıları
- Yemek, yol, prim gibi yan haklar
- Kesinti türleri (Avans, icra vb.)
- İşverenin ünvanı ve vergi kimlik numarası
- Çalışanın adı-soyadı, T.C. kimlik numarası
- Bordro dönemi (Ay/yıl)
- SGK işçi primi, işsizlik sigortası primi
- Gelir vergisi ve damga vergisi kesintileri
- Net ücret
- Fazla mesai, prim, avans, kesinti gibi ek kalemler
- İmza alanı veya dijital onay
Bordro Kesintileri Nelerdir?
Maaş bordrosu hazırlarken çalışanın brüt maaşı üzerinden çeşitli yasal ve isteğe bağlı kesintiler yapılır. Bu kesintiler, hem işçinin hem de işverenin sosyal güvenlik ve vergi yükümlülüklerini yerine getirmesine yöneliktir. Aşağıda, bordrolarda en yaygın şekilde işçilerden yapılan kesintileri yasal oranlarıyla birlikte bulabilirsiniz:
- SGK işçi primi (%14): 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu’na göre çalışanın brüt maaşının %14’ü oranında kesilir. Bu tutar, çalışanın emeklilik, sağlık ve sosyal güvenlik primini oluşturur.
- İşsizlik sigortası işçi payı (%1): 4447 sayılı İşsizlik Sigortası Kanunu hükümleri nedeniyle işsizlik dönemlerinde çalışana ödenebilecek ödenekleri finanse etmek amacıyla brüt ücretin %1’i oranında kesinti yapılır.
- Gelir vergisi (Değişken): Vergi, brüt maaştan SGK ve işsizlik primi düşüldükten sonra kalan gelir üzerinden hesaplanır. Güncel vergi dilimlerine “Gelir Vergisi Dilimleri 2025” adlı yazıdan bakabilirsiniz.
- Damga vergisi (Binde 7,59): 488 sayılı Damga Vergisi Kanunu’na istinaden bordronun resmi bir belge olması nedeniyle brüt ücretin binde 7,59’u kadar kesinti yapılır.
- Avans kesintisi (Varsa): Çalışana önceden verilmiş bir avans, ilgili ay bordrosundan kesilerek tahsil edilir. Bu kesinti işverenin bordro sistemi üzerinden manuel olarak eklenir.
- İcra kesintisi: Çalışanın maaşına haciz konulmuşsa, ilgili mahkeme kararı doğrultusunda icra dairesine aktarılmak üzere bordrodan kesinti yapılır.
- Yemek ve servis gideri: Bazı işverenler, yemek kartı yerine doğrudan ücret bordrosuna yansıtarak yemek kesintisi yapabilir. Bu durum şirket politikalarına göre değişir.
- Aidat ve bireysel emeklilik kesintileri (Opsiyonel): Bireysel Emeklilik Sistemi (BES) kesintisi (%3), sendika aidatı gibi ek ücretler çalışanın onayıyla yapılan kesintilerdir. BES kesintisi varsa, devlet katkısıyla birlikte değerlendirilmelidir.
İşverenden Yapılan Yasal Kesintiler:
- SGK primi işveren payı: Brüt ücretin %15,5’i oranında Sosyal Güvenlik Kurumu’na ödenmesi gereken işveren payıdır.
- İşsizlik sigortası işveren katkısı: Brüt maaş üzerinden %2 oranında hesaplanarak işveren tarafından karşılanır.
- İş kazası ve meslek hastalığı sigortası primi: Brüt ücret, iş koluna göre belirlenen risk oranı ile çarpılarak hesaplanır.
- İşveren kaynaklı diğer ödemeler: Performans primleri, ikramiye, teşvik ödemeleri gibi brüt ücrete eklenen ilave kalemler bu gruba dahildir.
Bordro yazarken ihtiyaç duyacağınız bordro parametrelerini aşağıdaki tabloda daha net görebilirsiniz:
Bordro Nasıl Yazılır?
Bordro hazırlığı puantajla başlar. Çalışanın ilgili ay içerisindeki çalışma günü, hafta tatili, resmi tatil, devamsızlık, fazla mesai, rapor vb. veriler netleştirilmelidir. Bu veriler doğrudan bordro düzenleme adımlarını etkiler. Özellikle bordroda brüt-net maaş hesaplama, bordroda gelir vergisi hesaplama gibi adımlar çok önemlidir. Bunu örnekle açıklamak daha iyi anlamanıza yardımcı olabilir:
Personel bordrosu hazırlama örneği:
Örnek A.Ş işletmesinde brüt 40.000 TL alan bir çalışanın Mart 2025 bordrosunu hesaplayalım. Bordro alt bilgileri şu şekilde yazılmalıdır:
Adı Soyadı: Örnek Çalışan
Dönem: 01.03.2025 – 31.03.2025
Unvan: Yazılım Geliştirici
İşe Giriş Tarihi: 01.01.2024
Bordro Düzenleme Tarihi: 31.03.2025
Şirket Ünvanı: Örnek Teknoloji A.Ş.
Vergi No: 1234567890
Bu hesaplama, yalnızca yasal kesintileri içeren klasik bir bordrodur (Varsa BES, avans, icra gibi ek kesintiler bu örneğe dahil edilmemiştir). İşverenden yapılan kesintileri aşağıdaki şekilde hesaplayabilirsiniz:
- İşçi kesintileri:
SGK İşçi Primi: 40.000 × %14 = 5.600 TL
İşsizlik Primi: 40.000 × %1 = 400 TL
Gelir Vergisi: (40.000 – 5.600 – 400) = 34.000 TL → %15 = 5.100 TL
Damga Vergisi: 40.000 × 0,00759 = 303,60 TL
- İşveren kesintileri: Çalışan maaşından düşülmez, ancak işveren tarafından devlete ödenerek maliyet hesabında dikkate alınır. Bu nedenle bordro belgesinde gösterilmese de muhasebe kayıtlarında mutlaka yer alır:
SGK İşveren Primi (%15,5): 40.000 x 0,155 = 6.200 TL
İşsizlik Sigortası İşveren Payı (%2): 40.000 x 0,02 = 800 TL
İş Kazası Sigortası (%2 varsayıldı): 40.000 x 0,02 = 800 TL (Bu oran, iş kolu risk sınıfına göre %1,5 ila %7 arası olabilir).
Yani ortaya şöyle bir bordro örneği çıkacaktır:
Dijital Bordro Hazırlama ve Otomasyon Sistemleri
Günümüzde dijital imzalı e-bordro sistemleri bu süreci kolaylaştırmaktadır. Excel üzerinden bordro hazırlanması hâlâ yaygın olsa da, küçük hatalar büyük mali yükümlülüklere neden olabilir. Bu nedenle bordro yazılımları (Logo, Mikro, ETA vb.) veya bordro modülü içeren insan kaynakları otomasyonları kullanılması önerilir. Otomasyon sayesinde:
- Yasal oranlar güncel tutulur.
- Puantaj entegrasyonu kolaylaşır.
- Tek tıkla PDF bordro üretilebilir.
- e-Bordro sistemine entegrasyon sağlanır.
Bordro Düzenlememe Cezası Var mı?
Bordro hazırlamamanın veya eksik/hatalı bordro düzenlemenin işveren açısından hem idari hem de mali yaptırımları vardır. Bu konu çoğu zaman göz ardı edilse de, denetimlerde en sık kontrol edilen belgelerden biri bordro olurken cezası küçümsenmeyecek düzeydedir. İdari, vergi ziyaı, usulsüzlük, prim eksikliği, teşvik ve desteklerden men edilme cezalarının yanı sıra faizli borç tahsili olasılığıyla karşılaşabilirsiniz.
Bordro hazırlamak, yalnızca sayısal verilerin işlenmesi değil; aynı zamanda yasal sorumlulukların titizlikle yerine getirildiği, çalışanın haklarının ve işverenin yükümlülüklerinin belgelendiği kurumsal bir süreçtir. Bu rehberde ele aldığımız örnek bordro sayesinde, hem çalışan maaşından yapılan yasal kesintilerin hem de işverenin devlete karşı sorumlu olduğu ek maliyetlerin nasıl hesaplandığını şeffaf biçimde görmüş olduk.
Özellikle 2025 parametreleri ile güncel mevzuat dikkate alındığında, doğru hesaplama yapmak ve hatasız bordro düzenlemek hem işverenin itibarını hem de çalışan memnuniyetini doğrudan etkileyen unsurlardan biridir. Güncel bordro parametrelerine hâkim olmak, süreci dijitalleştirmek ve mevzuata uygun hareket etmek, bordro yönetimini profesyonel seviyeye taşır.
Bu konular da işletmenizi yakından ilgilendirebilir:
Sigortalı İşçi Maliyeti 2025 | 6 Soruda Sigortalı İşçi Çalıştırma Kuralları
Az Tehlikeli İşyerlerinde İş Güvenliği Uzmanı Çalıştırma Zorunluluğu 2025
UTTS Kimlere Zorunlu? UTTS Nedir?
Yeni Kurumlar Vergisi Mükellefleri için Kritik 10 Bilgi
İnteraktif Vergi Dairesi e-Fatura Başvurusu Nasıl Yapılır?
