Ticaret hayatı dijitalleştikçe, defterler de kağıttan ekrana taşınıyor. Elektronik Ticari Defter Sistemi (ETDS), şirketlerin ticari kayıtlarını güvenli, şeffaf ve standartlara uygun şekilde elektronik ortamda tutmalarını sağlayan yeni bir dönemi başlatıyor. Peki Elektronik Ticari Defter Sistemi nedir, kimleri kapsar, geçiş süreci nasıl işler?
Ticaret şirketlerinin işletme muhasebesiyle ilgili olmayan defterlerini dijital ortamda tutmasını sağlayan Ticaret Bakanlığı sistemidir. Yani artık pay defteri, yönetim kurulu karar defteri, müdürler kurulu karar defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defterleri elektronik ortamda tutulacak.
Ticari defterlerin elektronik ortamda tutulması projesi aslında yeni değil, 14 Şubat 2025’te yürürlüğe giren “İşletmenin Muhasebesiyle İlgili Olmayan Ticari Defterlerin Elektronik Ortamda Tutulması Hakkında Tebliğ” hükümlerine dayanıyor. Buna göre 1 Temmuz 2025’te uygulamaya geçeceği belirtilmişti. Zira Ticaret Bakanlığı’nın dijital bir altyapı kurması bekleniyordu; artık o da hazır: etds.ticaret.gov.tr
Yine hangi şirket türü bu defterlerden hangisini tutmalı, kısaca hatırlayalım:
ETDS Nasıl Kullanılır?
etds.ticaret.gov.tr üzerinden internetin olduğu her yerden erişebilirsiniz. e-Devlet, elektronik imza, mobil imza veya internet bankacılığı bilgilerinizle sisteme hemen girmeniz mümkün. Tamamen ücretsiz platformda şirketler belirlediği bir “sistem kullanıcısı” aracılığıyla yapabilir. Bu kişi yönetici, ortak veya 3. kişi olabilir. Kaydetme, güncelleme, silme, görüntüleme. Her biri ayrı yetki olarak bulunur.
ETDS Geçişi Nasıl Olacak?
Yeni kurulan şirketlerin tescil ile eş zamanlı ETDS defterleri açılır. Mevcut işletmeler ise noterden kapanış onayı alıp, sistemi kullanmaya başlayabilir. Kısacası tüm defterler dijitalleşmeli. Örneğin sadece pay defterini ETDS’ye geçiren şirket, diğerlerini fiziki tutamaz. Başka bir ifadeyle ETDS başvurusunu şu şekilde yapabilirsiniz:
- Fiziki defterin kapanış onayı alınır. Onay, kararın alındığı hesap dönemi içerisinde olmalıdır.
- Sistem kullanıcısı belirlenip ETDS’ye tanımlanır.
- Gerekli kayıtlar sisteme aktarılır (Örneğin pay sahipliği).
Eski kayıtların tamamı değil, sadece güncel bilgiler aktarılır.
ETDS, e-Defter ile Aynı Şey mi?
Hayır. ETDS ile e-defter farklı sistemlerdir. e-Defter, Vergi Usul Kanunu kapsamında elektronik ortamda tutulması gereken yevmiye ve kebir defterlerini kapsarken; ETDS, Türk Ticaret Kanunu kapsamında ticaret siciline tabi diğer ticari kayıtları kapsar. Yani e-defter vergi otoritesine karşı sorumluluğu karşılarken, ETDS ticaret otoritesine karşı yükümlülüklerle ilgilidir.
ETDS Zorunluluğu Kimleri Kapsıyor?
Bilindiği üzere pay, yönetim kurulu karar, müdürler kurulu karar, genel kurul toplantı ve müzakere defterleri zaten bilanço esasına göre defter tutuyor ve dolayısıyla da e-defter (Yevmiye ve kebir) kullanıcıları. Bu defterleri tutan mevcut şirketler isteğe bağlı geçebilir.
Ancak 01/01/2026’dan itibaren kurulan tüm şirketler sistemi kullanmak zorunda. Bunların haricinde Ticaret Bakanlığı iznine tabi şirketler (Banka, sigorta, bağımsız denetim şirketi, holding vb.) de kullanmakla yükümlü. Fakat bu şirketlerin iştirakleri değil, sadece kendileri yükümlüdür. Yani tebliğe göre sistemi 1 Temmuz 2025’ten sonra en geç iki ay içinde kullanması gereken şirketler şunlardır:
Kimler ETDS'den Muaf?
14 Ağustos 2025’te yayınlanan tebliğ nedeniyle Bankacılık Düzenleme ve Denetleme Kurumu’nun denetimine tabi bankalar ile varlık yönetim şirketleri, finansal kiralama, faktoring, finansman ve tasarruf finansman şirketlerinin tuttukları yönetim kurulu karar defterleri bu sistemin dışında tutulmuştur.
Aynı zamanda Savunma Sanayii Başkanlığı ve Türk Silahlı Kuvvetlerini Güçlendirme Vakfı’nın doğrudan veya dolaylı iştirakleri, EYDEP A sertifikalı şirketler ve savunma sanayii projelerinin ana yüklenicileri; elektronik defter tutma yükümlülüğünden muaf tutuluyor (Tebliğin tamamına buradan bakabilirsiniz).
ETDS Giriş İşlemleri
ETDS sistemine giriş yapmanın iki farklı yolu vardır: e-Devlet ve elektronik imza. Şifre yerine mobil imza, elektronik imza, T.C. kimlik kartı ya da internet bankacılığı seçenekleriyle kimlik doğrulama yapılabilir. Giriş sonrası kullanıcıyı şu özellikler karşılar:
📒 Ulaşabileceğiniz Defterler:
- Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri
- Yönetim/Müdürler Kurulu Karar Defteri
- Pay Defteri
Bu defterlere, ekran üzerindeki liste ya da sol taraftaki menüden ulaşılabilir.
⚙️ MKK ve MERSİS Karar Entegrasyonu:
Eğer kararlar MKK (Merkezi Kayıt Kuruluşu) veya MERSİS üzerinden alınmışsa:
- “İşlemler” menüsünden “MKK Karar Getir” ya da “Mersis Karar Getir” seçenekleriyle karar deftere otomatik olarak çekilebilir.
- Gerekli olanlar: Defter türü seçimi ve Referans/Karar Numarası girilmesidir.
Belge Doğrulama
- Sisteme yüklenen belgelerin doğruluğunu kontrol etmek için “Belge Doğrulama” ekranı kullanılır.
- Belgelerde QR kod ve doğrulama kodu bulunur.
- QR kod okutulduğunda veya kod elle girildiğinde, doğrulama ekranı açılır.
Gelir İdaresi ve Ticaret Bakanlığı dijital dönüşüm sürecine hızla devam ediyor. Fatura gibi artık matbu defterlere de veda ediliyor.
Bu içeriklere de göz atabilirsiniz:
MKK Sicil No Öğrenme | MKK Sicil No Nasıl Alınır?
e-Gider Pusulası Başvuru Nasıl Yapılır? e-Gider Pusulası Kimlere Zorunlu?
e-Dekont Nedir? e-Dekont Sorgulama
İleri Tarihli Fatura Kesilir mi? E-Dönüştür ile Yasal ve Otomatik Çözüm
e-Döviz Nedir? e-Döviz Alım Satım Belgesi Başvuru, Muhasebe Kaydı
Konaklama Vergisi Hesaplama | Konaklama Vergisi Muhasebe Kaydı
e-Adisyon Nedir? e-Adisyon Zorunluluğu Ne Zaman?
e-Sigorta Poliçesi Nedir? Zorunlu mu? e-Sigorta Poliçesi Başvuru İşlemleri
Click Here
