Excel fatura kesmek için yıllardır en çok tercih edilen araçlardan biri olmuştur. Güçlü hesaplama ve veri düzenleme özellikleriyle, hem basit fatura işlemleri hem de karmaşık faturalandırma ihtiyaçlarına ideal çözüm sunar. Dijital dönüşüm öncesinde işletmeler, Excel fatura şablonu ile pratik formüller sayesinde toplu faturaları zahmetsizce hazırlayabiliyordu. Günümüzde ise e-fatura ve e-arşiv sistemleri, özel entegratörlerin sunduğu hızlı ve güvenli çözümlerle öne çıksa da, Excel hala toplu fatura işlemleri için popülerliğini koruyor.
Özellikle kağıt fatura kesen işletmeler, Excel’de hazırladıkları faturaların çıktısını alarak işlemlerini kolayca tamamlayabiliyor. Bu yazıda, hem özel entegratör sistemlerini kullanan şirketlerin Excel’le toplu fatura hazırlama süreçlerini E-Dönüştür örneğiyle açıklayacağız hem de kağıt fatura kesen mükelleflere yönelik faydalı bilgiler sunacağız.
İçindekiler
Excel Fatura Düzenleme (Manuel)
Excel’de fatura oluştururken işe birkaç basit ön hazırlıkla başlamalısınız. İşletmenize özel bir şablon hazırlamadan önce boş Excel sayfası açarak şu adımları izleyebilirsiniz. Eğer faturalarınız sık tekrar ediyorsa, süreci hızlandırmak için VBA (Visual Basic for Applications) veya Excel makrolarıyla otomasyon sağlamayı da düşünebilirsiniz.
- Sayfanın üst kısmına şirket adını ve logosunu ekleyip uygun hücreleri genişletin. Fatura başlığını belirgin şekilde yerleştirin.
- Şirketinize ait vergi dairesi, vergi kimlik numarası, adres, telefon ve unvan bilgilerini ekleyin. Aynı şekilde alıcının bu bilgilerini yazabileceğiniz alanlar oluşturun.
- Fatura numarası için manuel giriş yapabilir veya otomatik artan bir sistem oluşturabilirsiniz.
- Güncel tarihi otomatik göstermek için =TODAY() formülünü kullanabilirsiniz.
- Ürün/hizmet adı, açıklama, birim fiyat, miktar, ara toplam, KDV (%) gibi detaylar için satırlar oluşturun. Bu bölümün düzenli ve kolay anlaşılır bir yapıya sahip olması önemlidir.
- Ara toplam, KDV tutarı, genel toplam gibi hesaplamaları yapmak için uygun formüller girin. Örneğin, toplam tutar hesaplarken =Miktar x Birim Fiyat gibi formüller kullanabilirsiniz.
- Alanların hizalamasını düzenledikten sonra “Giriş > Kenarlıklar” seçeneğiyle hücreleri çerçeveleyip profesyonel bir görünüm sağlayın.
- “Sayfa Düzeni > Yazdırma Alanı” seçeneğiyle gerekli alanları seçin ve sayfa tasarımınızı yazdırmaya uygun bir formata dönüştürün.
- Faturanızı hazırladıktan sonra, belgeyi PDF formatında kaydedip yazdırabilir ya da alıcıya e-posta yoluyla kolayca iletebilirsiniz.
- Süreci tamamlamak için faturanıza imza ve kaşenizi eklemeyi ihmal etmeyin!
Oluşturduğunuz şablonu tekrar kullanabilmek için boş haliyle kaydetmeyi ihmal etmeyin. Böylece her yeni faturada sıfırdan başlamak zorunda kalmazsınız. Bu yöntem, hem zamandan tasarruf etmenizi sağlar hem de işlemlerinizi daha etkin şekilde yürütmenize olanak tanır.
E-Dönüştür’de Excel Fatura Oluşturma (Otomatik)
Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından lisanslanmış E-Dönüştür gibi özel entegratör yazılımları, işletmelerin ister kağıt fatura, ister e-fatura ya da e-arşiv faturalarını zahmetsizce oluşturmasına olanak tanır. Özellikle sık ve yüksek hacimli fatura kesimi yapan işletmeler için büyük bir kolaylık sağlar. Program üzerinde cari, müşteri veya tedarikçi bilgilerini kayıt altına almak mümkün olduğu gibi, “Excel Dosyasından Fatura Oluşturma” özelliği ile toplu ve hızlı fatura düzenlemek de oldukça pratik hale gelir. Hazır bir Excel şablonuna 1000’e kadar alıcı bilgisi girildikten sonra, dosya E-Dönüştür paneline yüklenerek tüm işlemler topluca gerçekleştirilir. Bu işlemi gerçekleştirirken E-Dönüştür kullanıcı hesabınıza giriş yaptıktan sonra şu adımları takip edebilirsiniz:
- Öncelikle, “Satışlar” sekmesinden “Faturalar” sayfasını açın. Ardından sağ üst köşedeki “İşlemler” sekmesine tıklayıp açılan menüden “Excel Dosyasından Fatura Oluşturma” seçeneğini seçin.
Karşınıza iki farklı şablon çıkacaktır: Biri standart toplu fatura oluşturma, diğeri ise detaylı toplu fatura oluşturma için tasarlanmıştır. Detaylı şablon, standart seçeneğe ek olarak tarih ve para birimi bilgilerini daha ayrıntılı şekilde düzenlemenize olanak tanır. İhtiyacınıza uygun şablonu seçerek fatura oluşturma işlemini hızlı ve kolay şekilde gerçekleştirebilirsiniz.
- Mavi renkle vurgulanmış olan “Buradan” bağlantısına tıklayıp şablonu indirebilirsiniz.
- İndirdiğiniz Excel dosyasını açtığınızda, içinde 3 farklı sayfa olduğunu fark edeceksiniz:
Fatura Giriş Ekranı: Fatura bilgilerinizi gireceğiniz ana sayfadır.
Açıklamalar: Şablondaki başlıkların anlamlarını ve örnek fatura bilgilerini detaylı bir şekilde sunar.
Kargo Ödeme Tipi: “Kargo ödeme tipi” alanında kullanılan sayıların anlamları burada detaylı açıklanmıştır. - Excel dosyasını doğru şekilde doldurduktan sonra kaydedin. Ardından E-Dönüştür panelinde fatura oluşturma ekranına geri dönüp “Fatura Dosyasını Yükle” butonuna tıklayarak işlemi tamamlayın.
- Dosya yükleme ekranı açıldığında, hazırladığınız Excel şablonunu bu ekrandan seçip ardından “Aç” butonuna tıklayarak yükleme işlemini başlatın.
- Excel dosyasının yüklenme işlemi başlayacaktır. Yükleme süresinin uzunluğu, dosyadaki satır sayısına bağlı olarak değişiklik gösterebilir. Yükleme sırasında ekranda ilerleme penceresi göreceksiniz. İşlemin sorunsuz tamamlanabilmesi için pencereyi kapatmadan devam edin.
- Yükleme işlemi tamamlandığında, karşınıza “Sonuç” ekranı gelecektir. Burada faturaların kaç tanesinin yüklenip yüklenemediğini kolayca görebilirsiniz. “Başarılı” bölümü sorunsuz şekilde yüklenen fatura sayısını, “Başarısız” bölümü ise hatalı olduğu için yüklenemeyen faturaların sayısını gösterir.
- Sonuç ekranını kapatmak için “Kapat” butonuna tıklayabilirsiniz. Yüklediğiniz faturaları daha sonra Fatura Listesi bölümünden görüntüleyebilir, ihtiyaç duyarsanız düzenleyerek işlem yapmaya devam edebilirsiniz.
Dilerseniz aşağıdaki videoda yapılışını izleyebilirsiniz:
Aşağıdaki konulara da göz atabilirsiniz:
e-Fatura İptali Nasıl Yapılır?
