Bir işletmenin imzaya yetkili kişisi olduğunuzu ancak şirket imza sirküleri yardımıyla kanıtlayabilirsiniz. Özellikle yönetim, genel kurul, ortaklık gibi organları bulunan şirket türlerinde yetkili veya yetkililerin hangi işlemleri yapabileceğini sınırlandırmak gerekir. Bu anlamda kritik öneme sahip belge, sıklıkla imza beyannamesi ile karıştırılsa da, ikisi birbirinden ayrı şeylerdir. Dolayısıyla bu yazıyı okuduktan sonra aralarındaki farkı daha iyi anlayabilecek, imza sirküleri ne işe yarar ve nasıl alınır öğrenebileceksiniz.
İçindekiler
İmza Sirküleri Nedir, Neden İstenir ve Kimler Alabilir?
Şirketlerdeki faaliyet akışının düzgün ilerleyebilmesi için imza sirküsü gerekir. Çeşitli görevleri yerine getirmesi istenen kişinin, işletmenin oybirliği kararı ile yetkilendirilmesinin ardından bu işlemlerde imzaya yetkisi olduğunu gösteren resmi belgelerdir. İmza sirküsü adıyla da bilinen bu belge bütünüyle şirketleri ilgilendirir. Dolayısıyla şahsi nitelik taşımaz. Resmiyet kazanması için noter onayı gerektirmesinin yanı sıra yetkili/yetkililerin kişisel bilgileri, şirket ünvanı, adresi, vergi numarası, sicil numarası gibi şirketin cari bilgileri ile yetkilinin imza örneklerini içerir.
Esas olarak şirketi temsile yetkisi olan kişi veya kişilerin yetkilerini belirlemek ve sınırlamak amacıyla kullanılır. Böylece izinsiz ticari faaliyetler önlenirken görevler kesinlik kazanır. Yasal anlamda işletmeleri güvence altına almaya yardımcı imza sirküsü sahtecilik, dolandırıcılık gibi durumlara karşı kanıt niteliği taşıyabilir. İmza sirküsünü, şirketin yetkili sıfatıyla görevlendirip karara bağladığı kişiler alabilir. İmza sirküleri örnek olarak aşağıdaki gibi olabilir:
İmza Sirküleri ve İmza Beyanı Arasındaki Fark
İki belge birbiriyle sıklıkla karıştırılır. Aslında imza sirküsü oldukça farklıdır. İmza beyannamesinden farkı yalnızca şirketleri bağlamasıdır. İmza beyannamesinde kişi sadece şahsi imzasından sorumludur. Başka bir ifadeyle kişiler imza sirküsü kullanamaz. Detaylı bilgi için “İmza Beyannamesi Nedir, Nasıl Alınır?” başlıklı yazıyı inceleyebilirsiniz.
İmza Sirküleri Geçerlilik Süresi Ne Kadar?
Şirket İmza Sirküleri Nasıl Alınır?
İmza sirküleri e-Devlet’ten çıkar mı? Oldukça merak uyandıran ve e-Devlet Kapısı platformundan çıkarılması temenni edilen bu konu ne yazık ki mümkün değildir. Yalnızca noter dairelerinden alınabilir. Bulunduğunuz ilçe ya da ildeki size en yakın notere giderek kolaylıkla almanız mümkündür.
Kurucu ortaklar ve yetkililerin hangi işlemlere imza atabileceği ve hatta ikinci veya üçüncü derece yetki sınıflandırması yapılmalıdır. Yetkili ve ortaklar değiştirilmiyor ise çoğunlukla şirket kuruluş sürecinin hemen sonrasında alınması gerekir. Ancak adınıza düzenlenen firma yetki belgelerini e-Devlet imza sirküleri sorgulama ekranından görüntüleyebilirsiniz. Bunun için e-Devlet hesabınıza giriş yaparak arama çubuğuna “Yetki Belgesi” yazarak ilgili ekrana ulaşmanız yeterlidir.
Şirket resmen ticaret siciline tescil edildikten sonra yönetim kurulunda temsilci seçilip MERSİS’e bildirilir. Ardından karar, Ticaret Sicil Gazetesi üzerinden yayınlanmalıdır. İmza sirküleri için gerekli belgelerden biri de ilgili kararın ilan sayfası örneği olduğu için bununla birlikte belgeyi alacak kişinin kimliği ve şirket vergi levhası notere ibraz edilerek alınabilir. Yetkili, yetkisini başka bir çalışana devredecek ise noter vekaletnamesi ile yapılır.
