İçindekiler
e-Arşiv Fatura Nedir, Nasıl Kullanılır?
e-Arşiv fatura nedir GİB’in tanımına göre özel standartlara uygun şekilde faturaların elektronik ortamda düzenlenmesi, saklanması, alıcıya iletilmesi ve GİB’e raporlanmasını kapsayan uygulamadır. Hazine ve Maliye Bakanlığının e-dönüşüm uygulamaları sayesinde vergi mükelleflerinin kağıt ortamda düzenlediği, neredeyse her belge artık e-belgeye dönüşerek hayatlarına girmesiyle başlayan süreç e-arşiv fatura ile uzun zamandır devam ediyor.
e-Fatura ile benzer olarak kağıt faturanın dijital versiyonu olan e-arşiv, 509 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu (VUK) tebliği ile uygulamaya geçmiştir. Böylece ister vergi mükellefi ister son tüketici herkese fatura kesilebilir olması sağlanmıştır. Bütün e-belgelerde olduğu gibi aynı hukuki nitelikleri taşır. Matbu faturada yer alması gereken bilgilere ek olarak, karekod içermesi ve GİB’in belirlediği şematron standartlarında olması gerekir. e-Arşive geçiş işlemlerini tamamladıktan sonra GİB portal üzerinden, özel entegratör veya kendi özel yazılımınız aracılığıyla fatura kesmeye başlayabilirsiniz. e-Fatura ile oldukça benzer olması sebebiyle “e-Fatura Nedir, Ne İşe Yarar?” başlıklı yazıya tıklayarak da bilgi edinebilirsiniz.
e-Arşiv Mükellefi Nedir?
e-Faturanın e-Arşivden Farkı Nedir?
Aslında her ikisi de benzer elektronik faturalar olmakla birlikte sadece teknik ve uygulama açısından bazı farklılıklar barındırır. En önemli farkı gönderimdeki değişiklikler oluşturur. e-Fatura, e-fatura sistemine dahil olan kapalı devre içerisinde alınıp gönderilirken e-arşiv faturada e-posta, SMS, kağıt çıktı şeklinde gönderilebilir. Kesilen e-arşiv faturalar GİB sistemine günlük olarak raporlanır. e-Fatura ise kesilip resmileştirildiği anda GİB’e anında iletilebilir. Görüldüğü gibi ciddi ölçüde benzerlik gösteren iki fatura tipinde e-arşiv faturanın aşağıdaki bazı avantajları öne çıkar:
- Hem elektronik hem de matbu olarak gönderilebilir. Yazılı çıktı alma zorunluluğu olmasa bile müşterilerinize kağıt halini de gönderebilirsiniz.
- Zaman damgasına sahip olması sayesinde gönderildiği ve iletildiği saat, dakika gibi bilgileri içerdiği için aynı zamanda takibi kolaylıkla yapılabilen elektronik bir veridir.
- Herkese fatura kesebilirsiniz. İster e-faturaya geçmemiş vergi mükelleflerine ister normal kişilere elektronik fatura kesme olanağı tanır.
- İade/red süreçleri daha pratiktir. Gönderici tarafın bu işlemleri yapabilmesi sayesinde alıcıdan gelen iade veya red talebi olmadan kolaylıkla faturayı iptal edebilirsiniz.
- Zaman, kağıt ve depo masrafından net bir şekilde kurtulursunuz. Kağıt fatura kesmenize gerek olmadığı için gittikçe artan kağıt maliyetleri gider kalemleriniz arasından çıkar. Aynı zamanda postalama, mürekkep, zarf gibi ek giderlerden de kurtulmuş olursunuz.
- Arşive kaldırılacak dosyalara gerek olmaması sebebiyle depoda saatlerce faturaya arama derdiniz olmaz. İstediğiniz faturayı panelinizden saniyeler içerisinde bulabilirsiniz. Bunların yanında yangın, sel vb. mücbir sebeplerle dosyalarınız asla zarar görmez. Bilgisayarınızda güvenle saklayabilirsiniz.
e-Arşiv Fatura Nedir Kimler Zorunlu?
Zorunluluk durumu aslında iki durumda değerlendirilebilir. İlki, 30 Aralık 2022’de yayınlanan 544 sıra numaralı VUK tebliği nedeniyle günlük belli tutarların üzerinde fatura kesenlere e-arşiv fatura düzenleme zorunluluğu getirilmesi ile ilgilidir. Hatta bu limite 4400/5000 TL sınırı da deniyor. Buna göre normal kişi olup da vergi mükellefi olmayan kişilere günlük KDV dahil 5000 TL ile vergi mükelleflerine ise 4400 TL ve üstü tutarlarda fatura kesildiğinde GİB portal’den e-arşiv şeklinde kesmek gerekir.
Bu rakamların altındaki tutarlara kağıt fatura kesmeye devam edilebilir olsa bile bu durum, gün içerisinde aynı kişilere kestiğiniz faturalarda oldukça sorun yaratabilir. Dolayısıyla hemen e-arşive geçmeniz önem teşkil eder. Herhangi bir özel entegratör ile çalışmıyorsanız e-imza veya mali mühür çıkartarak başvurunuzu GİB üzerinden yapmalısınız.
İkinci durum ise GİB artık bazı sektörlerde ve yıllık olarak belirli ciro limitlerinin dışına çıkan mükelleflerin e-fatura ile birlikte e-arşive de zorunlu geçişlerinin söz konusu olmasıdır. Dolayısıyla SGK ile anlaşmalı hastane, tıp merkezi gibi tüm kuruluşlar ciro limitlerine bakmaksızın geçmek durumundadır. Ayrıca geçtiğimiz 1 Temmuz 2023’e kadar 3 milyon TL üzeri satış hasılatı yapan bütün işletmeler e-fatura ile birlikte geçişlerini tamamladılar.
Tüm sektörlerde limitlerin gitgide daha da düşürüldüğü göze çarparken özellikle e-ticaret ile uğraşan, gayrimenkul ve motorlu taşıt satan şirketlerde 500 bin TL ve üstündeki ciroda elektronik fatura kullanmak oldukça önemli hale geliyor. Bununla birlikte HKS sistemine kayıtlı sebze-meyve satanlar başta olmak üzere yolcu taşıma şirketleri ve daha pek çok sektör işe başlama tarihlerinden itibaren en geç 3. ayın sonuna kadar geçiş işlemlerini tamamlamalıdır.
e-Arşiv Fatura Nedir Nasıl Kesilir?
Kağıt fatura kesmeye kıyasla elektronik ortamda oluşturmak oldukça basit ve kısa zaman bir işlem. Eskiden olduğu gibi boş fatura ekranı açarak yer alması zorunlu tüm bilgileri girip onaylıyorsunuz. e-Arşiv fatura kesmek için 3 alternatif bulunuyor. Birincisi GİB portal, GİB’in kullanıcılara ücretsiz sunduğu, giriş bilgileri ve e-imzanız ile kolaylıkla girip ücretsiz olarak fatura kesebileceğiniz platformdur. Burada kestiğiniz her faturayı bilgisayarınıza kaydetmeniz ve alıcısına e-posta, SMS vb. yollarla kendinizin iletmesi gerekir.
İkincisi özel entegratörlerin sunduğu bulut yazılımlardır. Oysa, burada sistem çok daha gelişmiştir. Orada da kullanıcı paneliniz üzerinden internetin çektiği her yerde fatura gönderip alabilirsiniz. Uygun fiyatlı kontör bakiyeleri satın alarak güvenli bir şekilde faturalandırmaya imkan tanır. Kestiğiniz faturalar sisteme otomatik kaydedilir, alıcının elektronik posta kutusuna otomatik iletilir ve belgeleriniz 10 yıl boyunca saklanır. Son olarak da işletmenizin kendi yazılım teknolojileri var ise, GİB’in teknik şartnamelerine uyarlayarak tasarlayabilir, onların teknik testlerinden geçerse tüm faturalandırma süreçlerini firmanız yönetebilir.
e-Arşiv fatura nedir, ne işe yarar gibi soruların yanıtlarını özetlemeye çalıştık. Sonraki yazılarımızda e-arşiv faturayı konu başlıklarına ayırarak detaylarına ineceğiz. Henüz e-belge kullanmaya başlamadıysanız veya çalıştığınız firmayı değiştirmek isterseniz uygun fiyatlı kontör ücretleri ile GİB lisanslı özel entegratör E-Dönüştür’ü güvenle tercih edebilirsiniz. e-Arşiv faturaya geçmek ve başvurunuzu ekibimiz eşliğinde hemen tamamlamak isterseniz bir telefon kadar yakınız.
İşletmeniz için en uygun teklifi alın:
Formu doldurup bilgi talep edin. İşletmenizin ihtiyacına göre çözümleri
birlikte üretelim ve yapacağınız alımlarınızı en verimli hale getirelim.
- 0312 911 56 96
- [email protected]
