Elektronik fatura mükellefi, uygulamaya geçen işletmeler anlamına gelirken GİB tarafında ise elektronik fatura kesmek zorunda olanlar anlamına da gelir. Örneğin; GİB’in belirlediği elektronik fatura kullanımını gerektiren ciro limitlerini aşıyorsanız ya da bulunduğunuz sektör zorunluluk kapsamına giriyorsa elektronik fatura mükellefisiniz demektir. Şu anda her işletmeye zorunlu tutulmamasına rağmen yakında e-dönüşüm uygulamalarının tamamlanması nedeniyle şirket açan herkesin elektronik fatura kullanması gerekebilir. Detaylı bilgi için “e-Fatura zorunluluğu kimleri kapsıyor?” başlıklı yazıyı görüntüleyebilirsiniz.

Elektronik fatura düzenleme işlemleri GİB portal, doğrudan entegrasyon ve özel entegrasyon yazılımlarından herhangi biriyle yapılabileceği için GİB, işletmelere başvurmak için bu 3 seçeneği sunar. Her 3 durumda da öncelikle mali mühür veya e-imza satın almanız gerekir. e-İmzayı sayfamız üzerinden satın alabileceğiniz gibi mali mührü TÜBİTAK Kamu SM’den online başvuru yaparak temin edebilirsiniz. Bununla birlikte elektronik fatura başvuruları da online şekilde yapılabilir. Satın aldığınız elektronik imza sertifikasını bilgisayarınıza takıp şifresini girerek açık konumda tutmalısınız. Ardından ebelge.gib.gov.tr adresindeki başvuru sekmesi altında yer alan “e-Fatura uygulamasına başvuruda bulunmak için tıklayın” yazısına basın.

Açılan pencereye ilgili şirket bilgilerini içeren boşlukları doldurup özel entegrasyon, entegrasyon ve portal seçeneklerden istediğinizi seçip kaydederek elektronik imzanız ile imzalayın. Başvurunuz GİB’e iletilmiş olacaktır. Entegrasyon ve portal seçeneklerinde tüm işlemleri bizzat yapmanız gerekirken özel entegrasyonu seçerseniz E-Dönüştür gibi firmalar belgelerinizi sistemlerine yüklediğinizde başvuruyu sizin adınıza hızla tamamlayacaktır. Kendi yazılımınızı GİB’e entegre etmek isterseniz çeşitli testlerden geçmeniz talep edilir. GİB portal yönteminde ise faturalarınızı e-Fatura portal üzerinden kesip gönderebilirsiniz. Detaylı bilgi için “e-Fatura başvurusu nasıl yapılır?” başlıklı yazıya tıklayabilirsiniz.

Elektronik fatura oluşturma süreci klasik olan ile oldukça benzerken bütünüyle dijital ekran üzerinden gerekli yerleri doldurarak ilerlemek oldukça kolaydır. Özel entegrasyon, GİB portal ve kendi entegrasyonunuz üzerinden fatura kesme adımları da son derece benzerlik gösterir. GİB portal yönteminde her sisteme giriş ve fatura oluşturma gönderme kısımlarında e-imza aygıtını bilgisayara takmanız gerekirken özel entegratör yazılımlarında sadece başvuru sürecinde sizden talep edilir. Her belge elektronik imzanız ile imzalı şekilde oluşur.

Fatura kesmeye başlamadan önce kullandığınız platforma giriş yaptıktan sonra “Fatura Oluştur” butonuna tıklayın. Ardından boş şablon üzerinde alıcı bilgileri, mal/hizmet bilgisi, fiyat, birim fiyat, KDV ve varsa diğer vergi kalemlerini eksiksiz yazdığınızdan emin olduğunuz zaman kaydedin. Oluşan fatura taslak halindeki versiyonudur. Faturalar sekmesine tıklayıp ilgili taslak faturanın üzerine gelerek “Faturaları e-Fatura Yap” ve benzeri seçeneklerden birine basın. Böylece faturanız onaylanıp resmiyet kazanmış olacaktır. İlk önce GİB sistemine iletilen faturanız GİB yoğunluğuna bağlı olarak nerdeyse dakikalar içerisinde alıcıya elektronik olarak iletilecektir. Detaylı bilgi için “e-Fatura nasıl kesilir?” başlıklı yazıyı okuyabilirsiniz.

Elektronik fatura yalnızca yine aynı şekilde ona kayıtlı vergi mükelleflerine düzenlenebilir. Bu uygulamayı kullanmayan işletmelere ve nihai tüketicilere e-arşiv fatura kesmek gerekir.

Elektronik fatura iptal süreci diğer e-belge çeşitlerine kıyasla biraz daha karmaşık görünür. Aslında iptal şekli fatura alıcısı ve göndericisi olmanıza, temel ile ticari fatura senaryosuyla düzenlenip düzenlenmediğine, GİB portal ya da özel entegratör yazılımı üzerinden yapıp yapmadığınıza göre değişiklik gösterir. Ticari fatura senaryo ile düzenlenen elektronik faturanın alıcısı konumundaysanız kullandığınız platform üzerinden belirtilen yasal süre içerisinde kabul veya red yanıtı verebilirsiniz. Ancak gönderici bu konumda kestiği e-faturayı kabul/red yapamaz. Söz konusu dijital fatura temel fatura senaryosuyla kesilmiş ise iş zorlaşabilir.

Gönderici, yani satıcı firma kestiği faturayı e-Fatura İptal Portalından kabul ve reddedebilir. Alıcı yani fatura düzenlenen firma ise yasal süre içerisinde iptal talebi oluşturabilir. Öte yandan bu süreler aşılır ise harici yollarla itiraz etmek veya karşı taraftan iade faturası düzenlemesi talep edilebilir. Ayrıca GİB kullanması mümkün olmayan nihai tükecilerde kendilerine kesilen temel e-faturaya harici yöntemlerle itiraz edebilir. İşletmeler KEP hesaplarından karşı firmaya e-posta ile itirazını iletebilir. KEP yoksa ise noterden ihtarname ve PTT’den iadeli taahhütlü posta ile itiraz edilmesi mümkündür. Detaylı bilgi için “e-Fatura iptali nasıl olur?” başlıklı yazıyı inceleyebilirsiniz.

İptal süresi için GİB VUK tebliğleri ve Türk Ticaret Kanununda belirtilen süreler birbirinden biraz farklıdır. GİB’e göre faturanın düzenlenme tarihinden itibaren 8 gün içerisinde iptal, kabul, red işlemleri yapılabilir. Türk Ticaret Kanununa göre ise bu süre 7 gündür. GİB’in belirlediği süreyi dikkate alabilirsiniz.

Elektronik ve e-arşiv fatura temelde benzer olsa da aslında ikisi farklı türlerdeki dijital faturalardır. GİB’in geliştirdiği ilk uygulama olan e-arşiv fatura sisteminin ardından elektronik fatura getirilir. İkisi de dijital faturalar olmasına rağmen farklı kabul edilir; detaylı bilgi için “e-Arşiv e-fatura farkı nedir?” başlıklı yazıya bakabilirsiniz. Elektronik faturanın e-arşivden farkları aşağıdaki gibi sıralanabilir:

• e-Arşiv faturada fatura senaryosu yok iken elektronik faturada vardır.
• e-Arşiv fatura elektronik fatura kullanıcı olmayan herkese ve nihai tüketiciye kesilebilir. Diğerinde her iki taraf yalnızca elektronik fatura kullanıcısı olmalıdır.
• GİB’e anında raporlanarak alıcıya iletilir. e-Arşiv ise hemen iletilmez GİB’e aylık raporlanır.
• UBL-TR format zorunluluğuna tabi iken e-arşivde format şart değildir.
• e-Arşiv çıktısı alınarak posta ile veya e-posta yoluyla gönderilebilir. Elektronik fatura alıcının posta kutusuna hemen dijital olarak iletilir.
• e-Arşivde zaman damgası varken diğerinde bulunmaz.
• e-Arşivin alıcıya bazı durumlarda matbu olarak verilmesi gerekirken diğerinde gerek yoktur.