e-Fatura nasıl kesilir, yeni e-fatura uygulamasına geçen mükelleflerin doğal olarak sıklıkla üzerinde durduğu konuların başında geliyor. Aslında kağıt fatura keserken yaptığınız işlemlerin benzerini dijital ortamda yapıyosunuz. Kağıt faturada bulunması zorunlu bilgiler, e-faturada da yer alırken öncelikle taslak halinde, üzerinde değişiklik yapabileceğiniz bir belge oluşturduktan sonra onaylamanızla GİB’in sistemine aktarılıp alıcıya gönderiliyor. Matbu fatura düzenlemeye kıyasla, son derece pratik ve hata payı daha az olacak şekilde oluşturmanıza imkan tanıyor.
Diğer yandan hangi e-fatura yazılımı üzerinden olursa olsun, gerekli alanları doldurulacak boş bir fatura ekranı açarak faturaya konu olan bilgileri yazıp resmiyet kazandırmanız yeterli. Bu süreçte elektronik fatura kullanmaya başlayan mükelleflere e-fatura kesmek için tek yetkili merci olan Gelir İdaresi Başkanlığının (GİB) GİB Portal platformu ve onun lisans verdiği özel entegratörlerin sunduğu özel e-fatura yazılımları seçenekleri bulunuyor. Dolayısıyla bu yazıda e-fatura nasıl kesilir GİB ve entegrasyon programları üzerinden anlattık. Önce GİB portaldan e-fatura nasıl kesilir ile başlayalım.
İçindekiler
GİB e-Fatura Nasıl Kesilir?
Kısa bir hatırlatmanın faydası olabilir; GİB’in elektronik fatura portalı, e-faturaya kendisi başvuru yapan işletmelerin ücretsiz fatura kesebildiği bir platform olarak hizmet veriyor. Bununla birlikte buradan e-fatura düzenleyen kullanıcılar faturayı, düzenleyip GİB sistemine gönderdikten sonra mutlaka faturalarını kaydedip alıcısına e-posta, SMS, kargo vb. yöntemlerle kendisinin göndermesi gerekirken sistemin yalnızca 6 ay saklama hizmeti sunması nedeniyle mutlaka bilgisayarına yedeklemesi gerekiyor.
Bunun yanında her kullanıcı hesabına giriş ve fatura kesme sırasında e-imza/mali mührünü bilgisayarına takmak durumunda. Ancak fatura kesim işlemi oldukça benzer. GİB portal e-fatura nasıl kesilir konusuna dönmek gerekirse öncelikle e-imza veya mali mührünüzü bilgisayara taktıktan sonra dilediğiniz web tarayıcısından portal.efatura.gov.tr/efatura/egiris.jsp adresine tıklayın. Ardından aşağıdaki adımları takip ederek e-fatura kesebilirsiniz:
- Elektronik imza aygıtını taktıktan sonra “Elektronik İmza Uygulaması Başarıyla Yüklendi” bildirimini gördüğünüz zaman işleme devam edebilirsiniz.
- Kullanıcı giriş ekranı açıldığında kullanıcı adı ve şifrenizi girin; “Başla” butonuna tıklayın. Sonrasında bilgisayarınızda mali mühür/e-imzanın bulunduğu sürücüyü seçmenizi sağlayan ekran açılacaktır; seçip elektronik imzanın şifresini girerek açın.
- Java güvenlik uyarısı çıkarsa “No” yanıtını işaretleyin. Karşınıza çıkan e-ima ekranından kendi imza markanızı seçerek “İmzala” butonuna basıp sertifikanızı açın.
- Bir sonraki adımda aşağıdaki GİB portal kullanıcı paneli açılmış olacaktır. Panelin solundaki “Fatura Oluştur” butonuna tıklayın.
- En üstte yer alan ETTN numarası, her faturanın kimliğini oluşturan, ona özgü verilen spesifik bir numara olduğu için değişiklik yapmanıza gerek yoktur.
- Fatura senaryosu ve tipi arasından uygun olanı seçin.
- Alıcıya ait vergi kimlik numarası/TC kimlik numarası, unvan, ad-soyad, vergi dairesi, ülke gibi bilgileri eksiksiz yazın.
- Faturaya konu olan mal veya ürünün ismi, adedi, birim fiyatı, KDV oranı ve varda diğer vergi kalemlerini Mal/Hizmet Bilgileri kısmına ekleyerek en alttaki “Oluştur” butonuna basın.
- Bu aşamada taslağa dönüşen faturayı “Faturalar” bölümünde görüntüleyebilirsiniz. Taslağı yeniden açarak her detayı iyice kontrol etmeniz çok önemlidir. Zira resmileştirdikten sonra iptal süreçleri zor olacaktır.
- Faturalar sekmesine yeniden tıklayın ve ilgili taslak faturanın solundaki kutucuğu işaretleyip “Onayla” simgesine bastığınız zaman e-imza/mali mührünüz imzalamanız için yeniden açılacaktır, imzaladıktan sonra e-fatura GİB sistemine iletilmiş olur (Elektronik imza ile imzalanmamış belgeler GİB tarafında geçersiz sayılır).
- Son olarak faturayı bilgisayarınıza kaydedip alıcı tarafa dilediğiniz şekilde bizzat göndermelisiniz.
Özel e-Fatura Programı ile e-Fatura Nasıl Kesilir?
GİB onaylı özel entegratörlerin sunduğu e-fatura hizmeti kullanımı kolay arayüz, üst düzey veri güvenliği, 10 yıl saklama imkanı, e-fatura başvurusu dışında sisteme giriş ve fatura düzenleme aşamasında elektronik imza gerektirmemesi, alıcıya otomatik iletilmesi ve ayrı bir yerde depolama ihtiyacını ortadan kaldırması gibi sebeplerle son derece kullanıcı dostu bir yaklaşıma sahiptir. Uygun kontör fiyatları ile satın aldığınız kontörlere ek olarak düzenlenen her e-belge başına 1 kontör harcar.
Ayrıca başvuruların sizin adınıza oldukça kısa sürede yapılması sayesinde anahtar teslim e-fatura mükellefi olabilirsiniz. Daha önce bahsi geçtiği gibi e-fatura kesme işlemi genellikle GİB de dahil, diğer özel yazılımlarda oldukça benzerdir. O zaman özel entegrasyona örnek olarak E-Dönüştür portal üzerinden ne kadar kolay e-fatura kesebileceğinizi gösterelim:
- Kullanıcı paneline kendi belirlediğiniz kullanıcı adı ve şifresiyle girmeniz yeterlidir. Sonrasında açılan panelin sol menüsündeki “Satışlar” başlığı altındaki “Fatura Ekle” sekmesine gelerek tıklayın.
- Alıcı bilgilerini, “Alıcı Ekle” kısmından veya “Müşteriler/Tedarikçiler” alanından daha öncesinde kaydederek işinizi daha da kolaylaştırabilirsiniz. İlk kez düzenlenecek ise alıcı bilgilerini yazın.
- Mal/hizmet bilgileri, iskonto, ödeme bilgilerini ilgili yerlere yazın.
- Sağ üst köşedeki “Gelişmiş Fatura Sayfasını Aç” butonuna basarak fatura senaryosu ve fatura tipini seçin, varsa fatura notu yazın.
- Tüm alanları doldurduktan sonra en alttaki “Kaydet” butonuna bastığınızda taslak faturayı, sol taraftaki “Faturalar” ekranında görebilirsiniz.
- Taslak fatura ya da faturaları soldaki kutucular ile işaretleyip sağ üst köşedeki “Seçili Olanları e-Fatura Yap” butonuna basarak e-faturanızı onaylayıp GİB’e gönderebilirsiniz.
- Girmiş olduğunuz alıcı e-fatura mükellefinin posta kutusuna birkaç dakika içerisinde iletilmiş olur. Kullanıcı panelinde tüm belgeleriniz otomatik kaydedilir, dilerseniz yine de kaydedebilirsiniz.
E-Dönüştür ile Fatura Kesme Süreniz Daha Kısa Sürsün!
İşletmeniz için en uygun teklifi alın:
Formu doldurup bilgi talep edin. İşletmenizin ihtiyacına göre çözümleri
birlikte üretelim ve yapacağınız alımlarınızı en verimli hale getirelim.
- 0312 911 56 96
- [email protected]
