e-Arşiv e-Fatura Farkı Nedir?

Veri standardı ve formatı GİB tarafından belirlenen e-arşiv ile e-fatura uygulamalarının amacı esasında vergi takibini kolaylaştırmak, işletmelerdeki kağıt israfının önüne geçerek çevreye verilen zararı azaltmaktır. Buna karşın ilk olarak e-fatura sistemi geliştirilip sonrasında e-arşiv uygulaması başlatılmıştır. Temel olarak e-arşiv hem işletmelerin birbirine fatura kesmesini hem de vergi mükellefi olmayan normal tüketicilere dijital fatura sunmayı amaçlarken e-faturada ise sadece e-fatura kullanıcısı olan işletmeler arasında kapalı, güvenli elektronik veri akışını mümkün kılmaktır.

e-Arşiv ve e-fatura farkı uygulamaya geçme tarihlerinde bile mevcuttur. e-Fatura, 397 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile 2010’da mükelleflerin hayatına girmiştir. e-Fatura uygulaması teknik anlamda sistemde tanımlı kullanıcıların standartlara uygun elektronik belgeleri gönderici-alıcı arasındaki mesajlaşma altyapısında iletir. Bakanlık tarafından diğer ülkelerdeki benzer uygulamalar incelenerek açık kaynaklı XML tabanlı bir standart belirlenip ticari iş akışını bütünüyle içeren etiketlemelere sahip evrensel UBL-TR formatı geliştirilmiştir.

Her ikisinde de kağıt faturalarda yer alması zorunlu bilgiler yine aynı şekilde bulunmak zorundadır. Özetle e-fatura kesen mükellefin düzenlediği fatura bir gönderici birime, oradan da GİB’in merkezine, alıcının posta kutusuna ve alıcıya iletildiği iletim hattı mevcuttur. Uygulama ile ilgili genel fonksiyonları yapabilen GİB portalın yanı sıra farklı altyapılar içerisine çok kolay biçimde entegre edilebilir. e-Fatura ilgili daha fazla bilgiyi “e-Fatura Nedir, Ne İşe Yarar?” başlıklı yazıya tıklayarak edinebilirsiniz.

Okuma Önerileri:
e-Fatura Başvurusu Nasıl Yapılır?

e-Fatura Zorunluluğu Kimleri Kapsıyor?

e-Fatura Nasıl Kesilir?

e-Fatura İptali Nasıl Yapılır?

e-Arşiv ise GİB’in 509 sıra numaralı VUK Genel Tebliği ile 2019’da yürürlüğe girmiştir. e-Faturada kullanım, sadece e-fatura kesebilen mükellefler arasında olduğu için henüz kağıt fatura kesen, e-faturaya geçmemiş mükelleflere ek olarak son kullanıcıya, yani tüketicilere dijital fatura kesmek mümkün olmaz. Bu sebeple e-faturadan sonra e-arşiv sistemi getirilmek durumunda kalınmıştır. e-Faturadaki gibi GİB’e direkt bağlantılı olmayan sistem daha interaktif olsa da aslında ikisi de elektronik fatura çeşitleridir. e-Arşiv hakkında daha detaylı bilgi edinmek için “e-Arşiv Fatura Nedir, Nasıl Kullanılır?” başlıklı yazıya göz atabilirsiniz.

Okuma Önerileri:
e-Arşiv Başvurusu Nasıl Yapılır? 

e-Arşiv Fatura Zorunluluğu Kimler için Var?

e-Arşiv Fatura Nasıl Kesilir?

e-Arşiv Fatura İptali Nasıl Yapılır?

Fatura düzenleme sırasında elektronik fatura türleri arasında hiçbir fark bulunmaz. GİB portal, özel entegratör ve firmaya özel geliştirilen yazılımlar üzerinden kolaylıkla kesilebilir. İki fatura türünde de mali mühür/e-imza ile belgeler imzalanır. Bununla birlikte e-fatura kullanıcıları yalnızca birbirlerine, e-arşiv mükellefleri ise e-fatura kullanıcılarına, normal vatandaşlara ve e-arşiv kullanıcılarına fatura kesebilir. Günümüz şartlarında e-faturaya zorunlu veya isteğe bağlı geçen mükelleflerin e-arşive de geçme zorunlulukları bulunur.

Öte yandan elektronik fatura kullanımını yaygınlaştırmak amacıyla GİB, günlük fatura tutarı limitleri de getirir. Bu tutarlar Aralık 2023’te yürürlüğe giren 544 sıra numaralı VUK tebliği gereği 2023 yılı için 4400/5000 TL sınırındayken 2024’te ilgili tutarların çok daha düşürüleceğini tahmin edebilirsiniz. Yani vergi mükelleflerine vergiler dahil günlük 4400 TL, tüketicilere 5000 TL üzerindeki mal/hizmet satışlarında kağıt fatura yerine e-arşiv fatura kesmek zorundasınız. Sadece teknik açıdan bazı değişiklikler barındıran e-fatura e-arşiv farklarını aşağıdaki tabloya bakarak daha net ayırt edebilirsiniz: